Privacyverklaring

1. Algemeen

De Vereniging EHBO Terwolde- Nijbroek verwerkt persoonsgegevens. Wij willen u hierover graag duidelijk en transparant informeren. In deze privacy verklaring geven wij u antwoord op de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens door de vereniging EHBO Terwolde- Nijbroek.

Contactgegevens secretariaat
Email: [email protected]

2. Wat zijn persoonsgegevens?

Er zijn gegevens die iets over u zeggen. Bijvoorbeeld uw naam, adres en leeftijd. Wanneer (een combinatie van) deze gegevens naar u herleid kunnen worden, spreken we over persoonsgegevens. Bijvoorbeeld uw adres of e-mailadres, maar bijvoorbeeld ook uw voornaam samen met uw geboortedatum. Wanneer anderen die persoonsgegevens hebben, moeten ze daar zorgvuldig mee omgaan. Foto’s en video’s worden in dit kader ook gezien als persoonsgegevens.

3. Verwerkt de vereniging EHBO Terwolde- Nijbroek persoonsgegevens?

Ja. Wij verwerken persoonsgegevens van mensen met wie wij direct of indirect een relatie hebben, willen krijgen of hebben gehad. Dit zijn in ons geval de volgende gegevensgroepen:

  1. Leden van de EHBO Terwolde- Nijbroek (NAW-gegevens, e-mailadres, IBAN rekeningnummer en contributiebedrag);
  2. Bestuursleden van de EHBO Terwolde- Nijbroek (NAW-gegevens, e-mailadres, telefoonnummer en bestuursfunctie);
  3. Contactpersonen van partijen met wie wij samenwerken zoals andere organisaties, relaties, gemeentelijke/provinciale instanties etc. (organisatie, naam, e-mailadres, telefoonnummer en rekeningnummer);
  4. Vrijwillige deelnemers aan de activiteiten van de EHBO Terwolde- Nijbroek (naam, e-mailadres en telefoonnummer). Voorbeelden: hulpverlening en acties.
4. Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van mijn persoonsgegevens?

De vereniging/stichting is verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens.
Afhankelijk van de gegevensgroepen is hiervoor een andere beheerder aangesteld:

  1. Leden: De ledenadministratie wordt uitgevoerd door de secretaris van de vereniging Terwolde- Nijbroek en staat op een beveiligde computer. De ledenadministratie staat op de Digitale Ledenadministratie (DLA) van de KNV EHBO. Deze computer is beveiligd met een wachtwoord (bekend bij de secretaris) en security patches worden, zodra deze beschikbaar zijn, toegepast. De computer is tevens voorzien van een adequate virusbescherming. Elke keer dat er mutaties worden gedaan, wordt ook een back-up van de gegevens gemaakt. Deze back-up wordt op een beveiligde computer bewaard en/of er wordt een back-up veiliggesteld op een USB-stick die separaat van de computer wordt bewaard op een afgesloten plaats welke alleen bekend is bij de bestuursleden. Ook worden de gegevens opgeslagen in de Cloud.
  2. Bestuursleden, contactpersonen en vrijwilligers: Deze gegevens worden beheerd door de secretaris van de vereniging EHBO Terwolde- Nijbroek. Het betreft hier een digitale administratie op een met een wachtwoord (alleen bekend bij de secretaris) beveiligde computer met adequate virusbescherming. In de meeste gevallen zijn dit leden.
5. Waarvoor verwerkt de vereniging EHBO Terwolde- Nijbroek deze gegevens?

De persoonsgegevens die de vereniging Terwolde- Nijbroek verwerkt, worden uitsluitend gebruikt voor de volgende doeleinden:

  1. Leden: Deze gegevens worden vastgelegd om de lidmaatschapsgelden te kunnen incasseren, om de ledenadministratie te kunnen beheren en om leden te kunnen informeren;
  2. Bestuursleden: Deze gegevens worden vastgelegd vanuit wet- en regelgeving, om vast te kunnen stellen wie beslissingsbevoegd is en wie waarvoor aangesproken kan worden;
  3. Contactpersonen: Deze gegevens worden vastgelegd om in contact te kunnen treden in het kader van samenwerking op verschillende gebieden;
  4. Vrijwilligers: Deze gegevens worden vastgelegd om vrijwilligers te kunnen informeren en in te schakelen voor het uitvoeren van diverse activiteiten;
  5. Gebruikers: Deze gegevens worden vastgelegd voor facturering en om contact op te kunnen nemen wanneer nodig.
  6. Toestemming van de betrokkenen is nodig voor verwerking voor specifieke doeleinden of noodzakelijk ter uitvoering van de overeenkomst waarin de betrokkene partij is of is noodzakelijk om te voldoen aan de wettelijke verplichting van de verwerkingsverantwoordelijke.

Verwerkingsverantwoordelijke
Een verwerkingsverantwoordelijk is volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) degene bepaalt waarom er persoonsgegevens worden verzameld, hoe dat gebeurt en hoe ze gebruikt worden. Bijvoorbeeld: het verzamelen van adressen voor de Verbandtrommel of het gebruik van emailadressen voor de hulpverlening. Iedereen kan verwerkingsverantwoordelijke zijn: een persoon, een instantie, etc. In het geval van onze vereniging het bestuur.

Verwerker
Dat is een externe partij die in opdracht van de verwerkingsverantwoordelijke een opdracht uitvoert (bijvoorbeeld de administratie). Binnen onze vereniging zullen we daar weinig of niet mee te maken hebben. In alle gevallen blijven de verplichtingen en verantwoordelijkheden bij de verwerkingsverantwoordelijke!

6. Verwerkt de EHBO Terwolde- Nijbroek ook bijzondere persoonsgegevens?

Bijzondere persoonsgegevens zijn gevoelige gegevens, bijvoorbeeld over gezondheid, religie, strafrechtelijk verleden, etnische gegevens of gegevens betreffende ras. De vereniging EHBO Terwolde- Nijbroek verwerkt deze gegevens niet.

7. Hoe gaat de EHBO Terwolde- Nijbroek met mijn gegevens om?

Uw persoonsgegevens worden zorgvuldig en niet langer bewaard dan noodzakelijk is voor normaal gebruik binnen de vereniging/stichting of het doel waarvoor zij dienen, tenzij op grond van een wettelijke verplichting anders moet worden besloten. Uw persoonsgegevens worden niet met derden gedeeld zonder uw toestemming, tenzij wettelijk toegestaan of verplicht. Als een mail verstuurd wordt naar meerdere personen, worden de e-mailadressen in de BCC geplaatst.
Wanneer de persoonsgegevens met derden worden gedeeld, dan worden deze niet gebruikt voor andere doeleinden dan is afgesproken en er wordt bovendien een verwerkersovereenkomst afgesloten, waarin onder andere is bepaald dat de persoonsgegevens worden verwijderd zodra deze niet meer nodig zijn voor de uitvoering van de werkzaamheden.

8. Wie kunnen er bij mijn persoonsgegevens?

Afhankelijk van de gegevensgroepen is hiervoor een andere gemachtigde aangesteld:

  1. Leden: De ledenadministratie kan alleen worden ingezien door de secretaris penningmeester van de vereniging EHBO Terwolde- Nijbroek
  2. Bestuursleden: Deze gegevens kunnen worden ingezien door de secretaris van de vereniging EHBO Terwolde- Nijbroek.
  3. Contactpersonen: Deze gegevens kunnen worden ingezien door de secretaris van de vereniging EHBO Terwolde- Nijbroek.
  4. Vrijwilligers: Deze gegevens kunnen worden ingezien door de secretaris van de vereniging EHBO Terwolde- Nijbroek. en worden op verzoek beschikbaar gesteld aan bestuursleden die belast zijn met de uitvoering van activiteiten waarvoor de betreffende vrijwilliger(s) word(t)(en) ingezet. Alleen de gegevens die op dat moment noodzakelijk zijn, worden verstrekt aan de betreffende bestuursleden. De bestuursleden zijn verplicht om de vertrouwelijkheid van deze gegevens te respecteren.
  5. Beheerder: De persoonsgegevens van de beheerder(s) kan/kunnen worden ingezien door de bestuursleden/secretaris van de vereniging EHBO Terwolde- Nijbroek

Er zijn passende beveiligingsmaatregelen getroffen om misbruik van en ongeautoriseerde toegang tot de persoonsgegevens te beperken.

9. Hoe lang worden mijn gegevens bewaard?

Gegevens gerelateerd aan uw lidmaatschap worden in beperkte vorm na uitschrijving bewaard om statistische informatie, zoals ledenaantallen over de jaren heen, juist te kunnen blijven genereren. Voor de statistische informatie worden de gegevens geanonimiseerd. Voor het bewaren van deze gegevens gelden de wettelijke voorschriften.

10. Welke regels gelden bij de verwerking van persoonsgegevens?

Bij de verwerking van persoonsgegevens is de vereniging EHBO Terwolde- Nijbroek gebonden aan de daarvoor geldende wet- en regelgeving.

11. Kan ik inzien welke gegevens de EHBO Terwolde- Nijbroek van mij verwerkt?

U kunt een verzoek indienen bij de secretaris of penningmeester van de vereniging EHBO Terwolde- Nijbroek om deze gegevens in te zien. De secretaris is bereikbaar via [email protected], de penningmeester is bereikbaar via hetzelfde adres.
U hebt het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens indien uw vraag, klacht of verzoek niet naar wens wordt afgehandeld.

12. Waar kan ik terecht met een vraag, een klacht of een verzoek tot correctie van mijn gegevens?

Voor bovengenoemde zaken kunt u zich richten tot het bestuur van de vereniging EHBO Terwolde- Nijbroek, via [email protected] Het bestuur zal deze verzoeken behandelen zoals is beschreven in de geldende wet- en regelgeving.
Om ‘vervuiling” van het ledenbestand te voorkomen worden leden verzocht wijzigingen in persoonsgegevens NAW, bankgegevens e.d. door te geven aan de secretaris van de vereniging EHBO Terwolde- Nijbroek. Deze zal zo nodig andere personen (zoals de penningmeester) op de hoogte brengen. Leden zijn zelf verantwoordelijk voor het tijdig doorgeven van wijzigingen.

13. Wijzigingen

De vereniging EHBO Terwolde- Nijbroek behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in deze privacy verklaring. Het verdient aanbeveling om deze privacy verklaring op te vragen bij de secretaris of op de website van de vereniging EHBO Terwolde- Nijbroek te lezen, zodat u van de wijzigingen op de hoogte bent. U kunt deze privacy verklaring zelf raadplegen of opslaan via de website van de vereniging EHBO Terwolde- Nijbroek (www.ehbo-terwolde-nijbroek.nl).

Juni 2018